Užitečné tipy

Efektivní plánování a organizace pracovního dne: metody, pravidla a proč je to důležité

Pin
Send
Share
Send
Send


Pamatujte na své největší selhání v životě. Hádky, nedorozumění, která celý váš život změnila negativním směrem. Neúspěšné zkoušky, pracovní pohovory atd. Důvody takových neúspěchů jsou podobné, zpravidla jsou výsledkem špatné přípravy a bezmyšlenkových akcí, níže se podíváme na to, jak vše zvládnout a naplánovat den / týden.

Co se stane, když sportovec přestane trénovat měsíc před olympiádou - dovednosti a svalová síla se výrazně oslabí a zaujme jedno z posledních míst. Stejně jako ve sportu, v každém podnikání potřebujete dobrou přípravu, bez níž jsou šance na úspěch výrazně sníženy.

Klíčovým faktorem v přípravě je plánování „Pravidlo 6 P“: Správně provedené plánování zabraňuje poklesu produktivity.

Níže uvedu 7 způsobů, jak držet krok s řádným plánováním dne, týdne.

K čemu je seznam úkolů?

Nejprve budeme analyzovat, jak funguje náš mozek. Bylo zjištěno, že v našich hlavách nemůžeme mít více než 7 + 2 případy nebo důležité myšlenky. Chcete-li se ujistit, spočítejte, kolik kruhů je na obrázcích zobrazeno:

Obr. 1Obr. 2Obr. 3

Obr. 4Obr. 5

Nejpravděpodobnější je, že k určení počtu objektů na obrázcích 1, 3 a 4 stačí jeden pohled.

A pro obrázky 2 a 5 nestačil jeden pohled, bylo nutné uvažovat samostatně. Čím méně objektů, tím snazší je je spravovat. Limit v mozku nastane, když se částka zvýší na více než 7 + -2.

Situace je také s myšlenkami, zároveň v naší hlavě nemůžeme uložit více než 7 + -2 úkolů, zbytek je zapomenut.

Plánování pracovního dne

V 21. století se rytmus života znatelně zrychlil a stále nabývá na síle. Pokud dříve, aby byl úspěch, bylo nutné provést jedno množství práce, ale nyní k dosažení úspěchu je třeba udělat mnohem více. A lidé začínají utíkat do nedostatku času. Pokud provádíte všechny každodenní úkoly, které nám každý den hází život, nezbývá absolutně žádný čas.

Plánování pracovního dne je nástroj, který pomáhá nejen efektivně využívat pracovní dobu, ale také ji zkrátit. Toto není banální seznam úkolů, který musí být vyplněn v přísném pořadí. Plánování je schopnost vybrat, co je třeba udělat, proč a kdy.

To je důvod, proč kompetentní plánování nejen strukturuje vše, co děláte za den, ale také uvolňuje váš čas. Nejprve musíte provést nejdůležitější věci - to je hlavní pravidlo správy času. Je užitečné pro každého, kdo má volný čas v práci a nemá jasný rozvrh, aby svůj čas správně rozdělil.

Co zahrnuje plánování?

Plánování pracovní doby zahrnuje:

  • Prioritizace
  • Výběr důležitých úkolů.
  • Hledejte nejlepší způsoby jejich řešení.
  • Hledejte zaměstnání ve svém volném čase.

Prioritizace vám pomůže pochopit, co vyžaduje pozornost, co lze vyřešit samo o sobě a na jakou záležitost je třeba ignorovat. Čas a informace se staly mnohem cennějšími než dříve, a rozzlobit se na to, co nepřináší výsledek, je zbytečné.

Výběr důležitých úkolů - Téměř stejné jako stanovení priorit, pouze v rámci jednoho pracovního dne. Vyberete si, co přinese důležité výsledky, co je třeba udělat naléhavě a co lze odložit.

Nalezení nejlepších způsobů řešení problémů - velmi důležitý bod. Při plánování musíte zvážit nejen to, co budete dělat, ale také to, jak je nejlepší to udělat. Je důležité nejen šetřit čas, ale dělat vše co nejrychleji a efektivně.

Práce s volným časem by měl být také zahrnut do pracovního plánu. Jste zdarma 2 hodiny denně, které můžete na něco utratit? Můžete to říct šéfovi, a on vás načte prací, můžete udělat sebevzdělávání nebo se můžete snažit vyvinout svůj vlastní projekt.

Proč je důležité naplánovat pracovní den

Každý, kdo se někdy setkal s nezávislou osobou, obchodem nebo „dobrovolnou prací“ (jako taxi), chápe důležitost uspořádání věcí během dne. Většina administrativních pracovníků však například nepovažuje za nutné naplánovat svůj pracovní den.

Ve skutečnosti je hlavním důvodem plánování pracovního dne zvýšení vaší vlastní efektivity. Pokud posloucháte své vlastní tělo, můžete pochopit, že některé věci jsou vám dány lépe najednou a jiné - jindy. Například je pro vás výhodnější zavolat do jiných společností po obědě, protože jste se již probudili, ale ještě jste nebyli unavení, a monotónní práce je rychlejší večer, takže je lepší odložit informace do databáze o 5-6 hodin.

Plánování pracovního dne zohledňuje nejen základní prvky řešení problémů, ale také osobní preference každého člověka. Časové řízení nebylo provedeno, aby bylo každému uloženo stejnou šablonu vysoce výkonné práce. Musíte přizpůsobit své úkoly vlastnostem svého těla.

Organizace a plánování pracovního dne vám umožní udělat více za kratší dobu a ponechat čas na to, co se vám líbí.

Kdo by měl naplánovat svůj pracovní den

Každý by měl mít možnost naplánovat si svůj pracovní den. Můžete tak ušetřit čas a pracovat efektivněji. Existují však 3 kategorie lidí, kteří se prostě musí zapojit do osobního plánování.

Na volné noze. Nejdisciplinovanějším zaměstnancem je nezávislý pracovník. Nemá jasný plán, ale pouze konečný termín připomíná, že je čas posadit se, aby něco udělal. Proto je velmi důležité, aby nezávislí pracovníci, kteří pracují s několika klienty, naplánovali svůj pracovní den. Často se ukáže, že nové objednávky se objevují s rozdílem jednoho až dvou dnů, a pokud vytrhnete poslední, možná nebudete mít čas na práci na dvou projektech.

Podnikatelé. Všechno je zde téměř stejné jako na volné noze. Obzvláště pokud jde o firmu online. Na jedné straně můžete relaxovat doma, když vaši zaměstnanci pracují, ale na druhé straně bude tento přístup nevyhnutelně neúspěchem. Na Západě se mezi podnikateli daří kultu workoholismu. Věří, že pokud nepracujete 60 hodin týdně, pak jste líní a v podnikání nemáte co dělat.

Vedení. Vůdce nebude vždy podnikatel. Majitel společnosti se nesmí aktivně podílet na záležitostech své společnosti, ale za fungování celého mechanismu nese odpovědnost jeho ředitel. Proto by vedoucí představitelé středních a velkých společností měli využívat svůj čas efektivně, protože budoucnost společnosti v dlouhodobém horizontu závisí na jejich rozhodnutích. Plánování pracovního dne vůdce je způsob, jak co nejefektivněji rozdělit svůj čas mezi strategicky důležité úkoly.

Metody plánování pracovního dne

Existuje mnoho metod pro správné plánování pracovního dne. Ale jeden z nejúčinnějších je Eisenhowerova matice. Jeho podstata je následující.

Existují 4 čtverce:

  1. Náměstí A - Naléhavé a důležité záležitosti.
  2. Čtverec B - naléhavé a důležité záležitosti.
  3. Čtverec C - naléhavé a nedůležité záležitosti.
  4. Čtvereček D - ne naléhavé a nedůležité záležitosti.

Čtverec A téměř vždy by měla zůstat prázdná. Při správném plánování by měly být všechny důležité záležitosti vyřešeny v kolonce B a měly by být provedeny, jakmile se přiblíží A.

Čtverec B - To jsou důležité věci, které vám pomohou dosáhnout vašeho cíle. To zahrnuje všechny úkoly, které je třeba dokončit do 1 pracovního dne.

Čtverec C znamená naléhavé a nedůležité záležitosti, které je třeba předat jiným osobám k provedení. Jasným příkladem naléhavých, ale nedůležitých záležitostí je zavolat potenciálního klienta. Zaměstnanec to může udělat, lépe se soustředit na jiné věci.

Čtverec D znamená, že existují naléhavé a nedůležité věci, které vás nepřibližují k cíli, nedávají pozitivní emoce a v zásadě nejsou nutné. Tento čtverec stojí za to zapsat všechny zbytečné nápady.

Takové oddělení případů podle jejich důležitosti a naléhavosti vám umožní pochopit, na co musíte během pracovního dne věnovat pozornost a na co můžete bezpečně zapomenout. Matice pomáhá nejen v pracovních procesech, ale také v každodenním životě. Pokud se chcete učit angličtinu, je to pro vás zajímavé a pomůže vám ve vaší kariéře - to je náměstí B. Ale pokud se chcete naučit španělsky, jen abyste to věděli - tohle je D, a můžete na to bezpečně zapomenout.

Pravidla pro plánování pracovní doby

Existuje několik pravidel, jak efektivně řídit svůj pracovní den. Pro větší přehlednost rozdělíme den na 3 části:

  • Začátek pracovního dne.
  • Hlavní pracovní postup.
  • Dokončení.

Ráno je nejdůležitější etapa. V závislosti na tom, jak moc jste spali, jak jste vstali a co jste udělali, záleží na vaší náladě, psychologickém přístupu a výkonu.

Zásady „správného“ rána zahrnují následující:

  • Pozitivní přístup. Pokud se probudíte každý den s myšlenkou, že svou práci nenávidíte, produktivita klesne. Zkuste začít ráno příjemnými myšlenkami.
  • Zkuste se „houpat“. Všimli jste si, že po ranním vstávání budete potřebovat dalších 30 - 40 minut, abyste se konečně dostali ke svým smyslům? Je to čas, který nestojí za ztrátu. Ihned po probuzení se osprchujte, uvařte kávu a namísto půl hodiny „nikde“ si můžete dát snídani v klidu.
  • Neuspěchaná snídaně a způsob práce. Začít den bez spěchu je velmi důležité. Když spěcháte, tělo utrácí extra sílu a nervy, které by mohly jít k produktivnější práci. Pokud si nemůžete dovolit vydatnou snídani a klidný výlet - jděte spát později a vstaňte dříve.
  • Klíčové úkoly Nejúspěšnější podnikatelé mají tendenci argumentovat, že nejdůležitější úkoly je třeba řešit ráno. Jak se říká: "Pokud chcete být v čase, sníst žábu k snídani." Role žáby je záležitost, kterou se vůbec nechcete zabývat. Udělej to ráno a pozitivní postoj, že „žába je snědena“, zůstane po celý den.

Hlavní pracovní postup sestává z následujících úkolů:

  • Řešte naléhavé úkoly. Je důležité pochopit, že pokud na vás během pracovního dne na vás narazilo nějaké naléhavé podnikání, nemusíte se na něj výhradně soustředit. Nejprve musíte pochopit, zda je to důležité nebo ne. Pokud je to důležité, musíte k tomu okamžitě přistoupit. Pokud ne, převést odpovědnost za jeho provedení na jinou osobu.
  • Dodržujte termíny. Každý den byste si měli nastavit přibližná data, pro která musíte zvládnout celý objem úkolů. Je důležité, aby se nejednalo o „Do všeho do 6:00“, ale „Ve 14:00 - začněte s plánováním, v 15:00 - analyzujte ukazatele, v 16:00 - sestavte zprávu“ atd.
  • Objednávka pracoviště. To je implicitní, ale velmi důležitý bod. Pokud máte na stole nepořádek, vaše oči budou mezi nimi neustále ztraceny. A pokud na pracovišti existuje nějaký cizí dokument, můžete jej začít studovat a jednoduše ztratit 20 - 30 minut.
  • Nesledujte impulsy. To je nejdůležitější. Existují některé spouštěče, které vás nutí změnit vaši pozornost z práce na něco méně důležitého. Zavoláte příteli při analýze prodejního plánu? Je lepší to nedělat, pak ztratíte koncentraci a můžete snadno ztratit svou pracovní náladu.
  • Seskupte rutinu. To je velmi důležité. Pokud potřebujete uskutečnit 60 telefonních hovorů během dne, je lepší je rozdělit do několika malých skupin, 10 až 15 najednou. Po zavolání můžete provést další úkol. Neustálým přepínáním z rutinní činnosti na intenzivní činnost můžete udělat mnohem víc.

Ukončení pracovního dne je založeno na těchto zásadách:

  • Dokončete potřebné. Existuje skupina případů, které jsou zahrnuty do „důležitého, ale nikoli naléhavého“ čtverce. Nejlepší je dokončit je během pracovního dne a udržovat „důležité a naléhavé“ náměstí vždy prázdné.
  • Zkontrolujte výsledky s plánem. Vše, co jste udělali za den, musíte porovnat se svým plánem. Pokud jste právě začali plánovat svůj pracovní den, pak malé odchylky od plánu budou v pořadí věcí. Pokuste se udržet co nejméně.
  • Připravte si plán na další den. To se nejlépe provede na konci předchozího pracovního dne. Takže si zachováváte pracovní ducha a, ale je důležité vypracovat skutečný pracovní program.

Pokud jste vedoucí, měli byste během pracovního dne úzce spolupracovat se svým sekretářem.

Pamatujte, že se jedná o obecné tipy. Nezohledňují vaše individuální vlastnosti. Pokud je pro vás pohodlnější dělat během dne neodkladnou práci a ne ráno - je to vaše právo. Pokud dáváte přednost poslední velké a obtížné věci, a to nemá vliv na vaši náladu za jeden den - udělejte to poslední.

Plánování pracovního dne by mělo být individuální.

Klíčové chyby při plánování pracovního dne

Navzdory skutečnosti, že v našem životě je praxe řízení času pevně zakotvena, většina lidí při plánování pracovního dne dělají typické chyby. Zde je několik z nich.

Chyba 1. Nesprávné stanovení priorit.

Matice Eisenhower nám říká, že musíme dělat důležité věci. Mnoho lidí však může snadno zaměnit to, na čem jim záleží. Čtverec A, který by měl zůstat prázdný a odpovědný za naléhavé a důležité záležitosti, je často zaměňován s C, kde se hromadí nedůležité záležitosti, které vyžadují okamžitý zásah.

Je důležité si uvědomit, že byste měli svou energii utratit výhradně za to, co je pro vás v daném čase důležité. Práce pro budoucnost by měla být, když je možné věci odložit a správně naplánovat.

Chyba 2. Na maličkosti se věnuje příliš mnoho času.

Abychom vysvětlili, proč je třeba nejprve vytvořit „základnu“, a teprve potom malé věci použijeme Paretův zákon. Říká se, že 20% úsilí dává 80% výsledku. To znamená, že když pracujete na něčem důležitém, utratíte 20% úsilí a dosáhnete 80% výsledku. Když pracujete na malých věcech, dostanete výsledek 4krát méně a 4krát více energie.

Vezměme si malý příklad. Musíte spustit reklamní kampaň. Pokud vytvoříte 10 kreativ, vyberete pro ně klíčová slova a fráze a spustíte je na připravených webech, bude to 20% práce, což poskytne 80% výsledku. Pokud však uděláte čas na úpravy písem a obrázků, výběr a upřesnění frází, hledání dalších platforem pro reklamu, pak věnujte mnohem více úsilí. To vše bude třeba udělat, ale po zahájení reklamní kampaně, když dosáhnete prvního výsledku.

Chyba 3. Nedostatek času na osobní záležitosti.

Každý člověk by měl mít osobní život a svobodu volby povolání. Pokud máte hodně co dělat a nenajdete jednu - dvě hodiny na to, abyste se dostali ke svému koníčku, pak je to špatné plánování vašeho vlastního dne. Plánování pracovní doby je důležité nejen proto, že vám umožní dělat více. To vám dává příležitost dělat věci bez spěchu, které se vám líbí.

Jak se naučit plánovat svůj den?

Velmi jednoduché: začít s plánováním!

Nalezení nejlepší možnosti pro vytvoření vlastního dne je pro každého zřídka možné okamžitě. Proč?

  1. Každý typ rysů osobnosti a charakteru vyžaduje zvláštní přístup. Systém bloků pracuje lépe s vizuálními, digitálními - mají rádi časovou přesnost a audios často volí časovače.
  2. Každý zvyk vyžaduje zavedení. Proto dochází k zpětnému rázu v plánování a odmítnutí denních seznamů a nových návratů a hledání řešení.
  3. Výhody plánů nejsou okamžitě pociťovány. Nejprve přichází pochopení toho, jak naplánovat svůj den, a teprve poté je realizován účinek provedené práce.
  4. Symbiotické možnosti jsou vhodné pro někoho, když je na základě mnoha schémat vytvořen jedinečný „osobní“, nejvíce odpovídající potřebám a cílům člověka.

Pro motivaci a jako systematickou zkušenost navrhuji vidět, jak úspěšní lidé plánují svůj den - na příkladu A. Parabellum. Nejsem si jistý, zda je to jeho trvalá možnost, ale o takovém schématu hovořil na jednom setkání formátu „obchodní kavárna“.

Plánování z Parabellum: Vývojový diagram a Origami

Pro sebe jsem nazval původ plánu hlavního vůdce naší země „origami“. Má nějaké oficiální jméno - nemohou to říct. Proto ať zůstane „origami“: jasně, jasně a odráží podstatu metody.

Parabellum nejčastěji hovoří o dvou technikách plánování:

  • bloky - fokální, nárazníkové, komunikativní a pro relaxaci,
  • Origami je kompaktní denní plán pro podnikatele.

Blokové schéma pro plánování

V této metodě neexistuje žádná kontrola minuty po minutě, ale existuje seznam případů v „těle“ každého časového období.

Celkově se doporučuje použít 4 bloky, které kombinují stejné a podobné věci!

Vyrovnávací paměť - pracovní nebo domácí rutina. Úkoly, které se neustále objevují v seznamech úkolů a ve skutečnosti tvoří celý den. Je nemožné povolit „vítězství“ nárazníkových bloků nad ostatními, proto je důležité je omezit: čas a objem záležitostí.

Jeden blok ne více než 3-4 hodiny, obsazenost každého - až 60% dočasného objemu.

  • Mít jasné lhůty pro provedení.
  • Nejdůležitější úkoly podle jakéhokoli kritéria.
  • Emocionálně obtížné věci.
  • Malé otázky.

Фокусные блоки – развитие и стратегия. Это самые важные участки плана, так как именно они двигают нас вперед. Их не может и не должно быть много – хватает 2-3 в неделю. Ставить фокусные дела нужно только между буферными, чтобы уже была сосредоточенность на работе, структурное мышление и ориентированность на решение задач.

Важный нюанс – полная отдача поставленному делу. Bez rozptylování a vnějších vlivů.

Ideálně strávte tento čas sám se sebou - s vypnutými posly, bez telefonu a dokonce i bez internetu. V prostředí izolovaného brainstormingu se rodí ty nejlepší nápady.

Komunikační blok - všechny typy komunikace. To jsou hovory, dopisy, schůzky, schůzky - všechny malé úkoly, které nás rozptylují, pokud je nespojíte do jedné jednotky.

Pro komunikaci je nejlepší si dát čas ráno a večer - to je nejproduktivnější. Kolik přidělit? Těžko říci, protože závisí na intenzitě a kvalitě komunikace - od půl hodiny do půl.

Rady pro nezávislé pracovníky, kteří potřebují okamžité posly. Doporučuji vám dát komunikační jednotku v krátkých půlhodinových intervalech - asi 3-4 denně. To stačí k vyřešení i naléhavých problémů.

Odpočinek nebo zpomalení - 4 blok. Nyní je módní používat slovo „zpomalení“. Znamená to, že „spěcháme“, „přemýšlejme“, „rozhodujeme“ a poté jednou a mimo závod.

Plánovací doba pro odpočinek je důležitá a nezbytná, proto není možné vyloučit tyto bloky z týdenního plánu.

Jak naplánovat svůj den - příklad blokového diagramu běžného pracovního dne v kanceláři:

Origami plán A. Parabellum

Možná takový systém používá někdo jiný. Ale potkal jsem ji jednou a jen na tréninku Andrei Parabellum. Pro mě je to skutečný hack z řady „Tipy od úspěšných lidí: jak naplánovat svůj den.“

  1. Je odebrán list papíru A4 z nejběžnějších kancelářských papírů. Zdvojnásobili jsme to na polovinu. Dostáváme přírodní bloky v jedné čtvrtině - formát A6.
  2. Každému bloku dáváme svůj vlastní seznam úkolů. Výběr se mírně liší od předchozího schématu, protože existuje více oddílů pro seznamy úkolů.

Je vhodné použít seznamy „volání“, „zápis“, „nákup“, „čtení“, „odpočinek“ a standardní formát blokového diagramu. Ukázalo se blokové schéma s dešifrováním a dalšími věcmi pro neočekávaně uvolněný čas

  1. Provádíme věci podle blokového diagramu a dalších ze seznamu.

Příklad: skončil blok vyrovnávací paměti půl hodiny dříve, než bylo plánováno? Podíváme se na seznamy dalších případů. Vybereme optimální úkol pro aktuální okamžik. Ideálně významné podle matice Eisenhower. Děláme to. Ve správný čas přejděte na další blok podle plánu.

Zde jsou dvě možnosti. Pomohou vám pochopit, jak začít plánovat svůj den. Kde začít. Existuje však mnoho možností, jak si sestavit vlastní každodenní rutinu. Vyřídím je všechny postupně.

Představte si situaci ze života

Vstáváte ráno a chodíte do práce, jak si pamatujete, že:

Kdy jsi přišel do práce:

Hlava je již plná, ale čas se nezastaví, klient, blízký člověk, kolega vám může zavolat, může dojít k nepředvídané situaci atd. Co se stane v tomto případě? Něco zapomínáme. Pokud zapomeneme koupit jídlo v obchodě, pak se samozřejmě nic špatného nestane, ale můžete zapomenout na důležitější věc: Nepřijděte na důležité setkání, neužívejte léky atd.

Navíc čím více věcí máme v hlavě, tím horší jsou naše analytické schopnosti, protože energie se utrácí na zapamatování informací.

Výhody notebooku

Notebook - odstraňuje všechny výše popsané problémy a má oproti práci z paměti následující výhody:

1) Psaní je vždy rychlejší než zapamatování. Například vypalování mobilního telefonu je 10-100krát rychlejší, než si pamatujete. Také s obchodem.

2) Úspora energie. Abychom nezapomněli na důležité, často si vzpomínáme, že na to je zbytečná energie. Notebook tento problém odstraní.

3) Spolehlivost. To, co je psáno perem, nelze snížit sekerou. Na pozadí únavy, emocí nebo jiných věcí lze zapomenout na jakoukoli firmu. Ale pokud si zapíšete úkoly, zapomnění je mnohem obtížnější.

Můžete si nechat seznam úkolů na běžném listu, poznámkovém bloku, ale je lepší, pokud se jedná o notebook, protože má kalendář. Seznam úkolů pro daný den může být na počítači nebo na papíře. Nejdůležitější věc je, že ji máte, protože je to základ pro plánování, stejně jako nadace doma. Pokud dům nemá nadaci, pak maximum, které lze postavit, je malá jednopatrová konstrukce bez vytápění z plastu nebo překližky. Také při plánování bez seznamu úkolů pro daný den nebo notebook samozřejmě můžete dělat, ale budete mít velmi omezené možnosti.

Nejdůležitější věcí v seznamu úkolů nebo v notebooku je seznam úkolů, které je třeba během dne provést. Druhou nejdůležitější částí je kalendář, v němž můžete vidět úkoly, které je třeba v daný den dokončit. Notebook je proto vhodnější než běžný seznam, protože existuje kalendář.

2 způsoby: Práce se seznamem úkolů každý den

Při práci s časovým organizátorem nebo notebookem je nejdůležitější pracovat v souladu s dříve vypracovaným plánem. Chcete-li to provést, pravidelně se dívejte na svůj notebook a zjistěte, zda jste udělali vše, co jste dnes naplánovali. Seznam si můžete prohlédnout po dokončení aktuálního případu. Je velmi důležité přidat organizátorovi důležité záležitosti, které musíte udělat dnes.

Metoda 3: Nejprve zapište a poté proveďte

Pokud přijde nový úkol a není to naléhavé, nejprve jej zapište do poznámkového bloku a pokračujte, pouze pokud k němu dojde. Jakékoli nové úkoly se zdají být velmi důležité a my začneme brát vše: zkontrolovat poštu, telefonovat atd. Jakmile však začnete zapisovat všechny příchozí případy do svého notebooku, zjistíte, že jich je více důležité úkoly.

Všechny pohyby na pravé straně těla jsou ovládány levou hemisférou mozku, která je zodpovědná za logiku. Když napíšeme nový úkol pravou rukou, aktivujeme levou hemisféru našeho mozku, která je zodpovědná za logiku. Povolení logiky při záznamu pravou rukou nám pomůže lépe se rozhodovat.

Když zapíšete všechny věci do notebooku před zahájením práce, můžete během dne provádět nejdůležitější úkoly a vydržet sekundární úkoly, které vás neustále rozptylují.

4 způsob. Nejdříve důležité, pak naléhavé úkoly

Všechny plánované záležitosti by měly být prováděny v pořadí podle jejich důležitosti a poté podle doby provedení. Počínaje nejdůležitějším a postupně přecházejícím k méně významným. Zapište si do dnešního plánu věci v pořadí podle důležitosti, poté seřaďte podle naléhavosti a začněte s nejvyšší prioritou.

Například vás přítel zavolal k chatu. Telefonní hovor, naléhavá záležitost, protože telefon právě teď zvoní, ale nemusí to být důležité. Máte-li například důležitější úkoly, například připravit zprávu o práci, je lepší nejprve provést všechny důležitější úkoly, zejména zprávu, a poté, pokud máte čas, zavolat zpět a mluvit s přítelem. Ale ne naopak, jinak, kvůli nevýznamnému hovoru, možná nebudete mít čas udělat důležitější věc.

Důležitost upřednostňuje naléhavost. Naléhavé záležitosti by se měly provádět pouze tehdy, pokud jste pod kontrolou situace a jste si jisti, že budete v čase čím dál důležitější.

5 způsob: Elektronický organizér

Existuje velké množství elektronických notebooků. Elektronický deník má oproti papíru nepopiratelné výhody:

A. Úspora času. U elektronického deníku nemusíte přepisovat úkoly z posledního dne na aktuální a můžete s ním také pracovat v počítači nebo v telefonu či tabletu a synchronizovat data na všech zařízeních.

B. Objemy a rychlost: V elektronickém deníku můžete velmi rychle zkopírovat velké množství informací pro další práci. Například: Chcete si péct banánový koláč večer a před započetím obchodu si musíte napsat potřebné ingredience předem. Pokud máte elektronický organizér, můžete rychle zkopírovat celý recept z internetu do deníku, a to doslova v řádu sekund. Současně, abyste si na kus papíru zapsali pouze přísady ručně, budete potřebovat více času než celý recept v elektronické podobě. A v obchodě bude stačit zahrnout do telefonu deník, který rychle pochopí, co koupit.

B. Pohodlí. Je nepohodlné používat běžný notebook v dopravě, obchodě, na dovolené, na těchto místech je obtížné zapisovat a sledovat si poznámky, protože papírový deník je velký a pro jeho otevření potřebujete dvě ruce. Elektronický notebook v telefonu však bude vždy s vámi, ať jste kdekoli: Doprava, obchod, ulice. Můžete rychle nahrávat do počítače a poté synchronizovat, aby se tyto poznámky objevily v telefonu během několika sekund.

Mezi elektronickými organizátory doporučuji všem, kteří mají kdykoli k dispozici bezplatnou synchronizaci s počítačem nebo s naší vyspělejší ruskou analogou leadertask, ale synchronizace se za to platí.

6 způsob: Naplánujte si další den večer

Připravte si akční plán na další den předem, nejlepší čas je konec pracovního dne před odjezdem domů. Tato jednoduchá akce vám pomůže lépe spát, protože často je příčinou nespavosti to, že večer projdeme vzpomínku na všechny důležité věci, které musíme zítra udělat, abychom na ně nezapomněli ráno. A právě tyto myšlenky nám brání relaxovat a klidně usnout, ale pokud si zapíšete všechny své plány, zajistíte nejen klidný spánek, ale i večer.

Kromě toho, když plánujete předem, vaše podvědomí bude celou noc neustále pracovat na tom, jak nejlépe dělat to, co je plánováno. Řešení složitých problémů může přijít k vám při snídani, na cestě do práce nebo dokonce uprostřed noci. Ráno přicházejí nejčastěji nové nápady a vy využijete tento čas k maximálnímu užitku, stačí si napsat následující seznam úkolů příští den předem.

Mimochodem, pokud máte otázky, na které chcete odpovědět, pak předtím, než usnete a zavřete oči, zeptejte se jich sami, nejlépe nahlas a hned usněte. A ráno se připravte, že si okamžitě zapíšete všechny myšlenky, které se mohou objevit v okamžiku, kdy se probudíte nebo později.

Metoda 7: Naplánujte komplexní úkoly tak, aby vaše aktivita byla nejvyšší

Vytvořte si plán na den, aby práce vyžadující velké náklady na energii klesaly na vrchol vaší činnosti, když máte hodně síly a jste co nejproduktivnější. Vrchol aktivity začíná zpravidla ráno, protože po spánku máte hodně síly a svěží hlavu, ale stane se, že vrchol aktivity se může objevit ve dne i večer.

Energeticky nejnáročnější povolání jsou věci, pro které neexistuje talent. To jsou zpravidla ty třídy, které nechcete dělat nejvíce. V řízení času se tyto věci nazývají žáby, protože je nepříjemné tyto úkoly zahájit. V řízení času platí pravidlo - začněte den žábou, tj. z nepříjemného podnikání. Toto pravidlo vám umožní pracovat efektivněji, protože obvykle ráno je potřeba nejvíce sil a tyto síly jsou nesmírně důležité pro práci s nejnepříjemnější prací.

Dovolte mi uvést příklad z mého života, mám technickou mentalitu, a proto přesné vědy, jako jsou: Fyzika a matematika jsou pro mě snadné, ale s humanitárními předměty je to těžší, proto jsem byl ve škole často ráno připraven na kontrolu v angličtině. Vstal jsem 1-2 hodiny před školou a učil se anglicky. Bylo to ráno, kdy jsem měl nejvíce energie, takže v té době pro mě bylo snazší udělat obtížný úkol, na který jsem měl nejméně talentu. Výsledky přípravy překonaly všechna moje očekávání, dostal jsem vynikající nebo dobré téma, které se mi nelíbilo.

Např. Nejvíc nepříjemné úkoly si naplánujte například v dopoledních hodinách a uvidíte, jak budete dělat více a zvýší se vaše osobní efektivita.

Pin
Send
Share
Send
Send